het cloud archief
het cloud archief
In dit digitale tijdperk hebben veel ondernemers naast hun digitale archief ook nog een papieren archief. Is het nodig om dit papieren archief ook volledig te digitaliseren?
Van papier naar digitaal
Wie nog erg is gehecht aan papieren documenten print de documenten die digitaal zijn binnengekomen nog steeds uit om zo op te bergen in een ordner en te bewaren in de kast. En dat is op zich geen slecht idee, want je hebt dan in ieder geval al je documenten op één plek.
Maar we weten allemaal dat digitaal werken een steeds grotere vlucht neemt, waardoor werken met papieren documenten op een bepaald moment nagenoeg helemaal zal verdwijnen.
Dus is het belangrijk om in ieder geval in beeld te hebben hoe je de omslag gaat maken van papier naar digitaal en of het wel nodig is om ál je papieren documenten te digitaliseren.
Digitaliseren van papier, een hele klus
Het digitaliseren van papier kost veel tijd en inspanning. Veel bedrijven hebben hierdoor een versnipperd archief. Op verschillende plekken worden verschillende vormen documenten opgeslagen, waardoor je het overzicht al snel kwijt bent.
Om al je documenten netjes bij elkaar te brengen hebben wij Klyp ontwikkeld. Klyp is een archiefsoftware waarmee je je digitale documenten veilig en geordend kunt opslaan in de cloud. Waar je nu misschien je documenten op de harde schijf van je computer hebt opgeslagen of in een gratis cloudopslagdienst, kun je met Klyp veel veiliger werken, je documenten delen met je medewerkers én alles eenvoudig weer terugvinden.
Klyp is digitaal, wat doe ik dan met mijn papieren documenten?
Wanneer je met Klyp gaat werken betekent dit niet per definitie dat je al je papieren documenten nu ineens moet gaan inscannen en naar Klyp uploaden. Eerst moet je je afvragen of het wel nodig is om al dat papier te digitaliseren.
Voor veel papieren documenten is dit namelijk helemaal niet het geval. Ze zijn vaak al ouder dan vijf jaar en/of de informatie die deze documenten bevatten is allang niet meer relevant.
Als je dus met een geordend digitaal archiefsysteem zoals Klyp wilt gaan werken om je bedrijfsdocumenten in op te slaan, dan hoef je hier helemaal niet mee te wachten totdat je tijd hebt op je papieren archief te digitaliseren.
En ook als je digitale documenten op je harde schijf hebt staan of in een gratis cloudopslagdienst hoef je deze nog helemaal niet meteen over te zetten naar Klyp. Dit doe je lekker op je eigen tempo en in je eigen tijd.
Start gewoon nu met Klyp!
Met onze Klyp archiefsoftware kun je op ieder moment starten met digitaal archiveren. Zodra je abonnement Klyp actief is kun je de documenten die vanaf dat moment binnenkomen opslaan in Klyp en meteen beschikbaar maken voor de medewerkers die er toegang toe moeten hebben.
Documenten die je in papier hebt, of die digitaal elders staan opgeslagen kun je stapsgewijs gaan toevoegen. Daarbij is het altijd goed om te bedenken wat het belang is van deze documenten. Zijn ze nog relevant om te bewaren, hebben ze een wettelijke grondslag om ze te bewaren of hadden ze allang weg gekund?
En wat heel handig is met Klyp: documenten waarvan je weet dat ze binnen een bepaalde periode wel weg kunnen, kun je een vernietigingsdatum toekennen. Deze documenten worden getoond op de vernietigingslijst, waarna je eenvoudig wel of geen akkoord voor definitieve vernietiging kunt geven. Handig toch? Zo houd je je digitale archief schoon en overzichtelijk.
Waarom dus wachten om te starten met Klyp? Kies vandaag nog voor één van onze handige maandabonnementen en ga van start met Klyp!
Papieren archief opschonen en digitaliseren uitbesteden aan Klyp?
Is het zelf opschonen en digitaliseren van je papieren archief toch een te grote klus? Wij van Klyp kunnen je bedrijf ontzorgen door zowel het opschonen als het inscannen van papieren archief op ons te nemen.
Neem contact met ons op voor het aanvragen van een inventarisatie en een maatwerkofferte via 085-3033999 of via info@klyp.nl.